Steigerung der Produktivität durch Fakturierungssoftware im Handwerk

Einige Existenzgründer können sich kaum vorstellen, welche Strukturverbesserung eine Verwaltungssoftware in einfachen Handwerksbetrieben darstellt. Dieser Fachartikel erläutert daher die wichtigsten Vorteile von kaufmännischer Bürosoftware im Handwerk.

Eine kaufmännische Bürosoftware im Handwerk, der Einfachheit wegen oft auch Handwerkersoftware oder Handwerkerprogramm genannt, ist eine Branchensoftwarelösung die gewisse Büroprozesse vereinfacht und so im Alltag hilft.

Optimierte Arbeitsabläufe mit datenbankgestützter Software

Die Grundfunktionalität eines solchen Systems basiert auf einer Datenbank. Die Datenbank kann zentral auf einem Server abgelegt werden, so dass alle Mitarbeiter stets an dem gleichen Datenstamm arbeiten. Durch das Datenbanksystem können auch mehrere Mitarbeiter gelichzeitig daran arbeiten. Bei Ein-Mann-Betrieben oder wenn die Verwaltung nur ein Mitarbeiter erledigt kann die Software mitsamt Datenbank auch auf einem Einzelplatz-PC installiert werden.
Die Datenbank sorgt dafür, dass alle Daten nur einmal eingegeben werden müssen und dann von jedem Bereich der Software genutzt werden kann. Zum Beispiel zum Erstellen von Angeboten und Rechnungen, für die Seriennummer- oder Lagerverwaltung, für die Serienbrieffunktion oder Reparaturaufträge. Ein weiteres Plus einer solchen „All-in-One“-Lösung ist das einfache Konvertieren von Dokumenten in andere Dokumenttypen. So lässt sich ein Angebot unkompliziert und ohne großen Aufwand in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein und eine Rechnung konvertieren.

Liquidität immer im Überblick

Die Rechnung findet sich anschließend bei den „Offenen Posten“, wo alle Rechnungen gesammelt werden und einen Überblick über ausstehende Summen geben. Dies ist in der Praxis extrem wichtig um die eigene Liquidität im Auge behalten zu können. Sollte ein Kunde mal nicht rechtzeitig bezahlen, hilft die Mahnfunktion durch eine Erinnerung und das automatische Erstellen von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.

Auf die Bedürfnisse des Handwerks ausgerichtet

Das besondere an Fakturierungsprogrammen für das Handwerk sind Funktionen wie das Aufmaß oder die Preiskalkulation an Rohstoffen, etwa anhand des aktuellen Kupferpreises für Artikel die Kupfer enthalten. Außerdem legen gute und erfolgreiche Softwarehersteller sehr viel Wert auf einfachste, intuitive Bedienung.
Fakturierungssysteme stellen zwar eine zusätzliche Investition dar, allerdings sind die Möglichkeiten der Arbeitszeiteinsparungen in der Verwaltung immens, weshalb sich der Kauf einer solchen Branchenlösung prompt rentiert.

Verfasst von Christian Burkart am 14.07.2011