Mitarbeiterkommunikation - so informiert die E-Mail unternehmensintern

Mitarbeiterkommunikation ist ein wichtiger Bereich um die Unternehmensführung effizienter zu gestalten. Wie sollte man hierbei vorgehen und was muß man dabei besonders beachten?

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Die moderne Mitarbeiterkommunikation hat in vielen Unternehmen die Regie übernommen. Was früher im persönlichen Kontakt oder am Telefon besprochen wurde, läuft heute oft per elektronischer Post. Ebenso wurden Rundschreiben zur unternehmensinternen Mitarbeiterinformation weitgehend durch E-Mails ersetzt.

E-Mails bieten viele Vorteile: Sie sind schnell, sie können dann gelesen werden, wenn der Empfänger Zeit hat und stören deshalb den Arbeitsfluss weniger. Außerdem hat man den Inhalt in schriftlicher Form vorliegen, und E-Mails können gut archiviert werden.

Auf einen Blick: Gelungene Mitarbeiterkommunikation per E-Mail

Wenn die E-Mail im Unternehmen zur Mitarbeiterkommunikation genutzt wird, sind einige Punkte wichtig. Bereits die Betreffzeile sollte kurz und bündig über den Inhalt informieren. Je aussagekräftiger der Betreff ist, umso intensiver wird die E-Mail wahrgenommen. Eine sinnvolle Betreffzeile ermöglicht auch später das rasche Wiederauffinden der E-Mail.

Das nächste Kriterium ist die Priorität. Hier gilt: Weniger ist mehr, und zwar in dem Sinne, dass eine hohe Priorität meist nur dann dementsprechend wichtig genommen wird, wenn nicht alle Mails die gleiche Dringlichkeitsstufe aufweisen. Der Absender sollte also darauf achten, nur tatsächlich wichtige und dringende Mails mit sehr hoher Priorität zu verschicken.

Ein weiteres Merkmal für sinnvolle Mitarbeiterkommunikation ist die Gestaltung des Verteilers. Der Verteiler eignet sich optimal dazu, verschiedene Empfängergruppen anzulegen. Den Kommunikationsprozess kann eine sinnvolle Zuordnung der Mitarbeiter im Verteiler entscheidend positiv beeinflussen. Wenn nur diejenigen Kollegen die E-Mail erhalten, die sie auch tatsächlich betrifft, reduziert sich die Anzahl der E-Mails automatisch. Außerdem wird Zeit eingespart, die für das Lesen zwar interessanter, aber letztendlich überflüssiger Mails verbraucht wird.

Auf den Punkt kommen: Mitarbeiterkommunikation mit effizienten E-Mails

Die Anrede richtet sich nach der allgemein üblichen Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen. Ein lockeres Hallo kann ebenso passend sein wie eine höfliche Anrede. Entscheidend ist der Inhalt. Die E-Mail kann informieren, aber auch Fragen beinhalten. Eine gute Methode, um inhaltlich auf den Punkt zu kommen, ist es, wenn sich der Absender an die bekannten W-Fragen hält: Wer, was, wann, wie? Je klarer der Inhalt den Empfänger erreicht, umso geringer sind die Rückfragen.

Bei sehr wichtigen E-Mails empfiehlt es sich, um Rückmeldung zu bitten. Es zeigt sich in der Praxis, dass die schriftliche Mitarbeiterkommunikation per E-Mail sehr gut funktioniert, wenn der Absender die Info erhält: E-Mail angekommen, Inhalt verstanden, Erledigung wird zugesagt. Häufig handelt es sich ja um Aufforderungen oder Bitten, einen bestimmten Arbeitsschritt zu erledigen. Die Rückmeldung ist selbstverständlich nicht bei jeder E-Mail erforderlich, erleichtert aber in kniffligen Aufgabenstellungen die Mitarbeiterkommunikation erheblich.

Verfasst von Jonas Biedenkopf am 30.09.2011